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Cómo utilizar la herramienta de limpieza de conversación en Outlook

Cómo utilizar la herramienta de limpieza de conversación en Outlook

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A algunas personas les gusta mantener sus carpetas de Outlook perfectamente controladas, con los correos electrónicos perfectamente categorizados y almacenados en una estructura de carpetas lógica y mínima. La mayoría de nosotros no somos así, por lo que Microsoft ha proporcionado herramientas para ayudar. Una de estas herramientas es la poco conocida Herramienta de limpieza de conversaciones, que elimina o mueve los correos electrónicos redundantes de una conversación. Así es como funciona.

Puede ejecutar la herramienta de limpieza de conversación contra una sola conversación, una carpeta o una carpeta y todas sus subcarpetas. Busca correos electrónicos que son redundantes, lo que significa aquellos que están incluidos en su totalidad en otro mensaje en la conversación. Luego elimina (de manera predeterminada) o mueve estos correos electrónicos a otra carpeta, dependiendo de cómo lo hayas configurado. Esto ayuda a evitar que su buzón se llene con varias copias del mismo mensaje.

Primero, debe configurar los parámetros de limpieza de conversación. Diríjase a Archivo> Opciones> Correo y luego desplácese hacia abajo hasta la sección “Limpieza de conversación”.

De forma predeterminada, la limpieza de la conversación elimina elementos, pero si en su lugar desea mover elementos redundantes a una carpeta, puede hacer clic en “Examinar” y elegir la carpeta a la que desea moverlos. Esto es útil si desea verificar dos veces que los mensajes que la herramienta encuentra son realmente redundantes. La herramienta Conversation Cleanup es confiable en nuestra experiencia, pero a veces no hay sustituto para revisar las cosas por ti mismo.

Probablemente pueda dejar las otras opciones predeterminadas tal como son porque tienen mucho sentido, pero si su situación o preferencias son diferentes, siga adelante y active o desactive los parámetros según lo considere oportuno. Una vez que tenga la configuración de la forma que desea, haga clic en “Aceptar” para volver a Outlook.

Ahora, necesitas abrir la herramienta. En la pestaña “Inicio”, haga clic en el botón “Limpiar”. El menú desplegable le brinda la opción de limpiar la conversación que está seleccionada actualmente en la carpeta, toda la carpeta o toda la carpeta y todas las subcarpetas.

También puede acceder a este menú haciendo clic en Carpeta> Limpiar carpeta si no necesita la opción “Limpiar conversación”.

Iremos con “Limpiar carpeta” por ahora, pero el proceso es el mismo, ya sea que limpies una conversación, una carpeta o una carpeta y sus subcarpetas. Y para una opción de un solo clic, siempre puedes hacer clic derecho en una carpeta en el panel de navegación y seleccionar “Limpiar carpeta”.

La primera vez que ejecuta esta herramienta, aparece una advertencia que le da la opción de cambiar la configuración, ejecutar la herramienta o cancelar la operación.

Si desea que la herramienta se ejecute sin ver esta ventana emergente, habilite la opción “No volver a mostrar este mensaje”.

Haga clic en “Limpiar carpeta” para ejecutar la herramienta (si activó la opción “No volver a mostrar este mensaje”, a partir de este momento la herramienta se ejecutará tan pronto como la seleccione). Cuando la herramienta se está ejecutando, lo que puede demorar un poco si la está ejecutando por primera vez en una carpeta con muchos mensajes, aparece un aviso de estado en la barra de la parte inferior de Outlook.

Puedes seguir usando Outlook mientras esto se está ejecutando. Una vez que el aviso de estado desaparece, la herramienta ha finalizado. No le dirá que está terminada: la herramienta está diseñada para ejecutarse en segundo plano para ayudarlo, no para bombardearlo con mensajes, pero le dirá si no puede encontrar ningún mensaje para limpiar.

Eso es todo al respecto. Cuando ejecutamos esta herramienta en una carpeta de ejemplo que contenía 2487 correos electrónicos, encontró 502 correos electrónicos que podrían eliminarse. Más de una quinta parte de los correos electrónicos en la carpeta eran redundantes, por lo que es una revelación y una herramienta que vale la pena usar si te estás quedando sin espacio o si estás cansado de leer las conversaciones.

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