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Cómo firmar electrónicamente documentos PDF sin imprimirlos y escanearlos

Cómo firmar electrónicamente documentos PDF sin imprimirlos y escanearlos

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Se le ha enviado un documento por correo electrónico y debe firmarlo y devolverlo. Puede imprimir el documento, firmarlo y luego escanearlo nuevamente y enviarlo por correo electrónico. Pero hay una manera mejor, más rápida.

Le mostraremos cómo agregar rápidamente su firma a cualquier documento PDF, guardándolo como un archivo PDF estándar que se puede leer en cualquier lugar. Puede hacer esto en Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, cualquiera que sea la plataforma que prefiera.

Firmas electrónicas, no firmas digitales

  • Windows: abra el PDF en Adobe Reader y haga clic en el botón “Rellenar y firmar” en el panel derecho.
  • Mac: abra el PDF en Vista previa, haga clic en el botón Caja de herramientas, luego haga clic en Firmar
  • iPhone y iPad: abra el archivo PDF adjunto en Mail, luego haga clic en “Marcar y responder” para firmar.
  • iPhone y Android: descargue Adobe Fill & Sign, abra el PDF y toque el botón Firma.
  • Chrome: instale la extensión HelloSign, cargue su PDF y haga clic en el botón Firma.

En primer lugar, vamos a aclarar algunos términos. Este artículo trata sobre firmas electrónicas, no firmas digitales, que son algo completamente distinto. Una firma digital es criptográficamente segura y verifica que alguien con su clave de firma privada (en otras palabras, usted) haya visto el documento y lo haya autorizado. Es muy seguro, pero también complicado.

Una firma electrónica, por otro lado, es simplemente una imagen de su firma superpuesta sobre un documento PDF. Puede hacerlo con todo tipo de aplicaciones, y es lo que requerirá la mayoría de las personas cuando le envíen un documento para firmar. Envíeles un archivo PDF con una firma digital y no sabrán qué hacer con él. Para muchas empresas, simplemente aceptar documentos firmados por correo electrónico en lugar de obligarlos a enviarlos por fax es un gran salto tecnológico.

Tan seguro, los siguientes métodos no son perfectamente seguros, pero ninguno imprime algo, hace garabatos con un bolígrafo y luego lo escanea de nuevo. ¡Al menos esto es más rápido!

Windows: utilizar Adobe Reader

Si bien Adobe Reader no es el visor de PDF más liviano, es uno de los más cargados de funciones, y en realidad tiene un excelente soporte para firmar documentos PDF. Es posible que otros lectores de PDF de terceros ofrezcan esta función, pero generalmente requieren que compre una versión de pago antes de usar sus características de firma.

Para firmar un documento con Adobe Reader, primero abra el documento PDF en la aplicación Adobe Acrobat Reader DC. Haga clic en el botón “Rellenar y firmar” en el panel derecho.

Haga clic en el botón “Firmar” en la barra de herramientas y seleccione “Agregar firma” para agregar su firma a Adobe Acrobat Reader DC.

Si necesita agregar otra información al documento, puede usar los otros botones de la barra de herramientas para hacerlo. Por ejemplo, puede escribir texto o agregar marcas de verificación para rellenar formularios con los botones de la barra de herramientas Rellenar y firmar.

Puedes crear una firma de una de las tres maneras. De forma predeterminada, Adobe Reader selecciona “Tipo” para que pueda escribir su nombre y convertirlo en una firma. Esto no se verá como tu firma real, por lo que probablemente no sea lo ideal.

En su lugar, probablemente querrá seleccionar “Dibujar” y luego dibujar su firma con el mouse o una pantalla táctil. También puede seleccionar “Imagen” si desea firmar un papel, escanearlo con un escáner y luego agregar su firma escrita a Adobe Reader. (Sí, esto requiere escaneo, pero solo tiene que hacerlo una vez, después de lo cual puede usar esa firma en cualquier documento que firme electrónicamente en el futuro).

Después de crear una firma, haga clic en “Aplicar” para aplicarla al documento. Deje “Guardar firma” marcada y podrá agregar rápidamente esta firma en el futuro.

Coloque su firma en el lugar que desee con el mouse y haga clic para aplicarla. Si elige guardar su firma, la encontrará fácilmente accesible en el menú “Firmar” en el futuro.

Para guardar su documento PDF firmado, haga clic en Archivo> Guardar y seleccione una ubicación para el archivo.

Mac: Use Preview

Los usuarios de Mac tienen más suerte que los usuarios de Windows. La aplicación de vista previa incluida con macOS tiene características integradas de firma de documentos. Gracias a los excelentes trackpads incorporados en MacBooks, puede dibujar su firma en el trackpad con uno de sus dedos para ingresar a la Vista previa. En un nuevo MacBook con un trackpad “Force Touch”, esto es incluso sensible a la presión, lo que permite firmas aún más precisas.

También puede simplemente firmar un trozo de papel y “escanearlo” con su cámara web, si prefiere crear su firma a la antigua (o si tiene un iMac sin trackpad).

Para firmar un documento, abra un documento PDF en Vista previa (esta debería ser la aplicación predeterminada que se abre al hacer doble clic en un archivo PDF, a menos que lo haya cambiado). Haga clic en el botón “Mostrar barra de herramientas de marcas” en forma de caja de herramientas y luego haga clic en el botón “Firmar” en la barra de herramientas que aparece.

Se te pedirá que crees una firma arrastrando el dedo sobre el trackpad o firmando un papel y escanéalo con tu cámara web. Capture su firma una vez y Vista previa la recordará para el futuro.

Una vez que haya capturado una firma, puede seleccionarla en el menú que aparece después de hacer clic en el botón “Firmar”. Su firma se aplica como una imagen que se puede arrastrar y cambiar de tamaño para ajustarse al documento.

Las otras opciones en la barra de herramientas le permiten escribir texto y dibujar formas en el documento, lo que le permite rellenar formularios, si es necesario.

Cuando haya terminado, haga clic en Archivo> Guardar para guardar el PDF, aplicando su firma al archivo. También puede hacer clic en Archivo> Duplicar para crear una copia del PDF y guardar los cambios en una nueva copia del archivo sin modificar el original.

Si no te gusta la vista previa por cualquier motivo, también puedes usar Adobe Reader DC en una Mac. Funcionará igual que firmar un documento en Windows, así que consulte las instrucciones en la sección de Windows para obtener información al respecto.

iPhone y iPad: Use Mail o Adobe Fill & Sign

En un iPhone o iPad, puede firmar documentos utilizando la función de marcado en la aplicación de correo de iOS. Si tiene una Mac y usa Vista previa para firmar documentos, su firma se sincronizará desde su Mac a su iPhone o iPad para que no tenga que crearla por segunda vez.

Esta función es conveniente, pero solo funciona si desea firmar documentos en la aplicación Correo. Por ejemplo, es posible que se le envíe un documento PDF por correo electrónico y que deba firmarlo y enviarlo por correo electrónico de inmediato.

Para hacer esto, deberás recibir un correo electrónico con un archivo PDF adjunto, tocar el adjunto del PDF y hacer clic en el ícono de “Marcado y respuesta” en forma de caja de herramientas en la esquina inferior derecha de la pantalla mientras ves el PDF.

Luego podrás agregar una firma al tocar el botón de firma en la esquina inferior derecha de tu pantalla. También puede escribir texto y dibujar en el documento, si lo desea.

Cuando toque “Listo”, la aplicación Correo creará automáticamente una respuesta al correo electrónico con su documento firmado adjunto. Puede escribir un mensaje de correo electrónico y luego enviar el documento firmado.

Si bien esto es conveniente, solo funciona en la aplicación Mail, por lo que es muy limitado. Si desea hacer esto desde cualquier otra aplicación, necesitará una aplicación de firma de terceros.

Hay bastantes opciones aquí, pero nos gusta la aplicación Adobe Fill & Sign de Adobe, que le permite firmar una cantidad ilimitada de documentos de forma gratuita. Incluso puede capturar imágenes de documentos en papel con su cámara, para que pueda crear copias digitales de formularios en papel. Puede firmar un documento escribiendo en su pantalla táctil con un dedo o con un lápiz, y también le permiten escribir texto en documentos PDF para completarlos.

Para obtener un documento PDF de otra aplicación en Adobe Fill & Sign, busque el archivo PDF en otra aplicación, toque el botón “Compartir” y elija la aplicación Adobe Fill & Sign. Luego, puede tocar el botón de firma para firmar fácilmente el documento. Cuando haya terminado, toque el botón “Compartir” dentro de Adobe Fill & Sign para enviar el documento firmado a otra aplicación.

Si es un negocio que busca una herramienta más completa, o si simplemente no le gusta Adobe Sign & Fill, también nos gusta particularmente SignNow. Funciona muy bien y le permite firmar documentos con el dedo. Puede registrar hasta cinco documentos al mes de forma gratuita, pero después de eso se requiere una tarifa de suscripción mensual. Sin embargo, es una buena alternativa.

Android: Use Adobe Fill & Sign

Android no viene con una aplicación integrada que puede hacer esto. En su lugar, deberá utilizar una aplicación de terceros. Al igual que en el iPhone y el iPad, nos gusta Adobe Fill & Sign, que le permite firmar una cantidad ilimitada de documentos al mes de forma gratuita. También puede capturar imágenes de documentos en papel con su cámara para que pueda firmarlos electrónicamente.

Después de instalar la aplicación, puede abrir documentos PDF en la aplicación y tocar el botón de firma para firmarlos. Luego, puede compartir el documento firmado con otra aplicación tocando el botón “Compartir”.

Al igual que en iOS, también recomendamos SignNow si desea algo más lleno de funciones y está dispuesto a pagar (ya que solo ofrece hasta cinco firmas al mes de forma gratuita).

Chromebook: Use HelloSign

En un Chromebook, encontrarás una variedad de servicios de firma web que funcionan para ti. Nos gusta HelloSign, que ofrece una buena interfaz web y una aplicación Chrome que se integra con Google Drive. Le permite registrar hasta tres documentos al mes de forma gratuita.

La interfaz web básica de HelloSign le permite cargar fácilmente documentos PDF y firmarlos dibujando su firma o cargando una imagen. Luego, puede enviar el documento firmado directamente a alguien o descargar el documento y hacer lo que quiera con él.

Si no te gusta HelloSign, DocuSign también funciona bien en un Chromebook, ya que ofrece una aplicación que se integra con Google Drive para la firma y una extensión del navegador que te permite firmar documentos de Gmail. Pero DocuSign no ofrece ninguna firma gratuita. SignNow también ofrece una aplicación Chrome para Google Drive y una extensión para Gmail, pero la aplicación y la extensión no están tan bien revisadas.

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