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Cómo hacer que los documentos de Word sean rellenables pero no editables

Cómo hacer que los documentos de Word sean rellenables pero no editables

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Si los contratos forman parte de su flujo de trabajo diario, sabe lo frustrante que es cuando las personas cambian partes del documento o formulario que no deberían. Afortunadamente, Microsoft Word tiene una herramienta de desarrollo que le permite proteger el texto de su documento y al mismo tiempo permitir que las personas completen espacios en blanco.

Hacer su documento rellenable, no editable

Digamos, por ejemplo, que tiene un acuerdo de no divulgación que desea enviar a un empleado que se unirá a su compañía. Desea dar a la persona receptora la capacidad de completar los espacios en blanco del documento, pero también debe asegurarse de que ninguna de la información en el NDA se modifique o modifique de ninguna manera. Solo se requieren unos pocos pasos para lograr esto en Word. Así es cómo.

Primero, tome el documento legal con el que desea trabajar. Microsoft proporciona algunas plantillas básicas, pero también hay muchos sitios web que proporcionan plantillas legales detalladas y completas en línea de forma gratuita, elaboradas por abogados reales. En este ejemplo, usaremos un NDA que obtuvimos del enlace anterior.

Una vez que haya retirado su documento, es hora de agregarle algunos controles y protección. Primero, debes entrar en la pestaña “Desarrollador”. Word no muestra esto en la cinta de forma predeterminada, así que vamos a seguir adelante y solucionarlo.

Haga clic en “Archivo”.

Pestaña de archivo en Word

En la parte inferior del menú, seleccione “Opciones”.

Opciones en Word

En el panel izquierdo del menú Opciones, seleccione “Personalizar cinta”.

Personalizar la cinta

A la derecha, marque la casilla “Desarrollador”, que encontrará en “Personalizar la cinta”, y luego haga clic en “Aceptar”.

Habilitar pestaña de desarrollador

Ahora notará que la pestaña Desarrollador aparece entre las pestañas Ver y Ayuda. Continúa y cambia a la pestaña “Desarrollador”.

Pestaña desarrollador

Una vez allí, busque el grupo “Controles”, donde verá varias opciones de control de contenido para texto enriquecido o sin formato, imágenes, cuadros combinados, listas desplegables, marcadores de fecha, casillas de verificación o controles de bloque de creación.

opciones de control de contenido

Vamos a ponerlo en práctica. En la sección de firmas de nuestra plantilla de NDA, insertaremos un selector de fecha y un cuadro de texto enriquecido para que ingresemos la fecha de nuestro acuerdo y el nombre impreso, respectivamente.

Primero, lleve el cursor al área donde desea insertar un selector de fecha. Vamos a colocar el nuestro aquí:

Insertar selector de fecha 1

A continuación, en la pestaña “Desarrollador”, seleccione “Control de contenido del selector de fecha” (es el ícono del calendario).

Icono de calendario

Ahora verás aparecer un cuadro. Haga clic en la flecha y elija una fecha del calendario que aparece.

seleccione fecha

A continuación, eliminemos las líneas junto a “Por:” y las reemplazamos con un cuadro de texto enriquecido. Una vez que se eliminan las líneas, coloque el punto de inserción donde debe ir:

Ubicación de texto enriquecido 1

De vuelta en la pestaña “Desarrollador”, haga clic en el botón “Control de contenido de texto enriquecido”.

texto enriquecido 1

Su cuadro de texto aparecerá ahora. Repita los pasos para la siguiente línea donde debe ir un nombre, y tendrá algo que se ve así:

firma terminada

Como puede ver, ahora tiene secciones que se pueden rellenar para texto y una fecha.

El uso de esta función es particularmente útil para los formularios que se envían con frecuencia y tienen varias secciones que la parte receptora deberá completar. Tome el primer párrafo de nuestra NDA, por ejemplo:

primer párrafo

Ese párrafo solo tiene siete partes que deben ser completadas. Tiene sentido convertirlo en una forma rellenable.

En el futuro, una NDA no es un documento al que a menudo se le cambiaría el contenido. De manera similar, al enviar un contrato para que se firme, usted quiere asegurarse de que ninguno de los contenidos haya sido alterado y luego enviado de vuelta sin su conocimiento. La restricción de los derechos de edición para la parte receptora es una excelente manera de proteger la integridad del documento, así como a usted mismo.

Para hacer que un documento no se pueda editar, primero, seleccione todo el texto del documento presionando Ctrl + A. Una vez que todo el texto esté resaltado, haga clic en “Restringir edición” en el grupo “Proteger” en la pestaña “Desarrollador”.

Edición restringida

En el panel “Restringir edición” que aparece a la derecha, seleccione la opción en la sección “Restricciones de edición”.

restricciones de edición

A continuación, en la misma sección, haga clic en la flecha para que aparezca el menú desplegable y seleccione “Rellenar formularios”.

restricciones de edición rellenando formularios

Finalmente, seleccione “Sí, comience a aplicar la protección”.

empezar a hacer cumplir la protección

Para darle a su documento una capa de protección adicional, se le pedirá que cree una contraseña. Esto es completamente opcional. Si decide hacerlo, ingrese una contraseña y luego haga clic en “Aceptar”. De lo contrario, simplemente haga clic en Cancelar.

contraseña

Eso es. Ahora tiene un documento rellenable que está protegido contra la edición no intencional (o intencional). El ejemplo que usamos aquí es solo uno de los muchos casos de uso donde esta característica sería útil. ¡Aproveche esta función la próxima vez que tenga un cuestionario o formulario legal que le gustaría enviar!

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