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Cómo configurar una reunión en equipos de Microsoft

Cómo configurar una reunión en equipos de Microsoft

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Microsoft Teams le permite crear, programar y organizar reuniones seguras con algunos de sus clientes o cientos de empleados. Invita rápidamente solo a las personas relevantes o reúne todo el canal en sesiones públicas o privadas.

Cómo crear una reunión en equipos de Microsoft

Si tiene la versión completa de Teams a través de una suscripción paga, puede crear instantáneamente una reunión desde la pestaña Calendario del cliente de escritorio de Teams o la aplicación web de Teams. Navegue a la pestaña Calendario en el lado izquierdo y presione el botón “Reunirse ahora”.

Calendario de equipos Reunirse ahora

Nombra tu reunión como quieras. Use los botones al lado de los íconos de video y audio para activar o desactivar esos dispositivos según lo desee.

Si desea cambiar la configuración de su dispositivo o hacer una llamada de prueba antes de comenzar la reunión, seleccione “Configuración personalizada”. En “Otras opciones para unirse”, puede comenzar la reunión con el audio apagado o usar un número de teléfono para que los invitados puedan marcar en su reunión. Cuando esté listo para ir, presione “Unirse ahora”.

Equipos Reunirse ahora Menú

Una vez que comience la reunión, puede comenzar a invitar a las personas de su organización inmediatamente escribiendo su nombre en el campo “Invitar a alguien” en la esquina superior derecha. Si bien debe tener una licencia pagada para que Teams configure una reunión, puede enviar una invitación a cualquier persona, ya sea que tenga o no una suscripción o esté dentro de su organización.

Para invitar a personas fuera de su organización, haga clic en el icono “Enlaces” al lado del campo “Invitar a alguien”, que se asemeja a dos enlaces entrelazados, para copiar una invitación a su portapapeles. Este enlace no es una URL fácil de usar; en cambio, es un hipervínculo de texto enriquecido mal codificado. Esto significa que puede pegarlo en un entorno de texto enriquecido, como un correo electrónico, pero no en un formato de texto simplificado, como los mensajes de texto SMS.

La barra de menú flotante en la parte inferior le brinda acceso rápido a varios paneles y controles de información. De izquierda a derecha, puede ver la duración actual de la reunión, alternar su cámara, alternar su micrófono, compartir su pantalla o varias aplicaciones, acceder a más controles como la grabación y la configuración del dispositivo, levantar la mano, ver el chat de texto para la reunión , muestre a los participantes y finalice la llamada.

Interfaz de reunión de equipos

Si bien puede programar reuniones en la aplicación móvil Teams, esta función “Reunirse ahora” no está disponible actualmente en las versiones de Android o Apple de la aplicación. Afortunadamente, aún puede usar Teams para hacer llamadas de audio y video con cualquier persona dentro de su organización. Para realizar una llamada en Teams, vaya a la página de inicio de la aplicación móvil Teams y seleccione Más> Llamadas> Realizar una llamada, ingrese el nombre de su contacto y seleccione la opción “Video” o “Audio Call”.

Cómo programar una reunión en Microsoft Teams en el escritorio

Puede programar reuniones desde varios lugares en el cliente de escritorio de Teams o la aplicación web de Teams, pero solo si tiene la versión paga de Teams. La forma más fácil de ver si sus colegas están disponibles es usar la función Calendario en el lado izquierdo de su aplicación de escritorio. Si está creando una reunión con personas que tienen horarios agitados, vaya a la pestaña Calendario en el lado izquierdo. Esta pestaña no aparecerá si está utilizando la versión gratuita. Haga clic en el botón “Nueva reunión” y aparecerá el formulario Nueva reunión.

Calendario de equipos Nueva reunión

Alternativamente, puede hacer clic en cualquier espacio abierto en su calendario y abrir este mismo formulario de Nueva Reunión. Si bien el formulario normalmente establece el tiempo de reunión propuesto para la próxima media hora próxima de manera predeterminada, el uso de este método establecerá automáticamente la hora y la fecha según el lugar en el que hizo clic en el calendario.

Por último, si desea configurar una reunión con una o más personas agrupadas en un chat, abra la pestaña “Chat” en el lado izquierdo. Haga clic en el botón “Programar una reunión” para que aparezca un formulario de Nueva reunión con todos en este chat agregados automáticamente a la invitación.

Los equipos programan una reunión desde el chat

Independientemente de cómo haya navegado hasta el formulario Nueva reunión, ahora puede completar el resto de los detalles. Asigne un título a su reunión, agregue los asistentes obligatorios u opcionales, establezca la hora y la fecha, elija si desea y con qué frecuencia desea que se repita la reunión, especifique un canal de equipos o ubicación física, y finalmente agregue cualquier detalle adicional con respecto a la reunión cuadro de texto en la parte inferior.

Si tiene dificultades para encontrar una vacante para esta reunión en los horarios de todos, seleccione la pestaña “Asistente de programación” en la parte superior y compare los calendarios de cada asistente requerido u opcional que haya agregado a esta reunión. Cuando esté listo para programar la reunión, haga clic en “Guardar”.

Formulario de nueva reunión de equipos

Cómo programar una reunión en los equipos de Microsoft en dispositivos móviles

Si tiene una suscripción paga a la versión completa de Microsoft Teams, puede programar una reunión a través de la aplicación móvil en dispositivos Android, así como en iPads y iPhones. Para programar una reunión, seleccione la pestaña “Calendario” en la parte inferior de la pantalla y toque el icono “Programar una reunión”.

Aparecerá el formulario Nuevo evento. Aquí, asigne un título a su reunión, agregue participantes y establezca una fecha y hora. Opcionalmente, puede compartir esta reunión con un canal, para que cualquiera en el canal pueda unirse. También puede establecer una ubicación física para la reunión, convertir esta reunión en una reunión periódica y agregar una descripción si lo desea. Cuando haya terminado, toque la marca de verificación “Listo” en la parte superior derecha de este formulario.

Teams Mobile Nuevo formulario de reunión

Cuando su evento se haya creado con éxito, recibirá una notificación temporal que le informará cuando regrese al calendario de su equipo.

Evento móvil del equipo creado con éxito

Los equipos le brindan la flexibilidad de crear reuniones improvisadas en cualquier momento, así como crear horarios complejos con docenas de personal que utilizan reuniones periódicas. Encuentre el equilibrio que mejor funcione para usted y sus colegas.

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