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Cómo colaborar en una presentación de Microsoft PowerPoint

Cómo colaborar en una presentación de Microsoft PowerPoint

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PowerPoint tiene algunas características útiles que permiten a otros realizar ediciones o dejar comentarios en sus presentaciones. Incluso puede ser coautor de una presentación en tiempo real si tiene una suscripción a Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Aquí se explica cómo colaborar con otros en PowerPoint.

Compartir una presentación

Antes de que otros puedan trabajar en una presentación con usted, debe compartirla con ellos. Para hacerlo, abra la presentación que desea compartir y luego haga clic en “Compartir” en la esquina superior derecha.

Haga clic en “Compartir” en la presentación.

Aparecerá un banner delante de su presentación. Lo primero a tener en cuenta es la sección “Compartir”. Aquí, verá los dos métodos para compartir la presentación, y cualquier persona con quien ya la haya compartido.

El menú “Compartir” en PowerPoint.

Con el método de compartir “Invitar a personas”, puede hacer lo siguiente:

Escriba las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea colaborar.

Deje una nota para los destinatarios.

Asigne permisos de lectura y escritura o de solo lectura.

Como una capa adicional de seguridad, seleccione si desea que los destinatarios tengan una cuenta de Microsoft.

Comparte tu presentación.

El menú “Invitar a personas a” en PowerPoint.

Si elige la opción “Obtener un enlace”, asigne permisos de lectura / escritura o de solo lectura a quien reciba el enlace, y luego haga clic en “Crear enlace”.

Haz clic en “Crear enlace”.

Tu enlace aparecerá.

Un enlace para compartir una presentación de PowerPoint.

Una vez que haya creado su enlace, puede compartirlo con quien quiera colaborar en su presentación. Tenga en cuenta que cualquiera que tenga este enlace puede acceder a su presentación con los privilegios que le ha asignado, así que tenga cuidado con quién la comparte.

Colaborando en una presentación

Una vez que haya compartido su presentación, es hora de comenzar a colaborar. Existen varias herramientas útiles que hacen que la colaboración sea más eficiente. Los revisaremos a continuación, así que asegúrese de aprovecharlos al máximo.

¿Quién trabaja dónde?

PowerPoint le muestra quién está viendo o editando una presentación, así como en qué parte de la misma están trabajando. Cuando alguien está trabajando en una presentación con usted, verá una miniatura con el nombre de esa persona en la esquina superior derecha.

Haga clic en la miniatura para ver quién es y qué diapositiva está editando. Si desea ir a esa diapositiva, haga clic en “Ir a la ubicación”.

Haga clic en “Ir a la ubicación”.

Verá la sección de la diapositiva en la que está trabajando la otra persona.

Un título en una diapositiva con una miniatura “MG” al lado que indica que esa persona está trabajando en esta sección.

También puede ver dónde está la otra persona en cualquier momento en la vista en miniatura de la diapositiva a la izquierda.

Miniatura que muestra en qué diapositiva están trabajando

Deja comentarios para otros

También puede dejar comentarios para que las otras personas con las que está colaborando lo lean a su conveniencia. Para dejar un comentario, resalte el texto o un objeto, y luego haga clic en “Nuevo comentario” en el menú que aparece.

Haz clic en “Nuevo comentario”.

Escriba su comentario en el cuadro de texto y luego haga clic en el icono de Flecha para dejarlo.

Escriba su comentario y luego haga clic en el ícono de la Flecha.

La próxima vez que esta persona esté trabajando en la presentación, verá un icono de burbuja de mensaje en la diapositiva que contiene el comentario.

Un icono de burbuja de mensaje junto a una diapositiva en PowerPoint.

Para leer un comentario, haga clic en “Comentarios” en la esquina superior derecha.

Haz clic en “Comentarios”.

Para responder a un comentario, simplemente escriba su respuesta en el cuadro de texto y luego haga clic en el icono de Flecha.

Escriba una respuesta a un comentario en el cuadro de texto y luego haga clic en el icono de Flecha.

Características premium

PowerPoint también tiene algunas características premium disponibles para los colaboradores. Uno de estos es el chat en tiempo real. Simplemente haga clic en la miniatura de la persona con la que desea chatear y luego seleccione “Chat” en el menú que aparece.

Sin embargo, este no es un buen reemplazo para los comentarios. Nadie más puede ver su chat, y se elimina tan pronto como cierra el archivo.

Otra característica premium es el historial de versiones. PowerPoint 365 almacena todas las versiones de su presentación de diapositivas. Esto significa que puede volver atrás y ver, restaurar y / o descargar versiones anteriores.

Para acceder a esta función, haga clic en “Archivo”, haga clic en “Información” en el panel que aparece y luego seleccione “Versiones anteriores”. Sin embargo, esta opción estará atenuada si no eres un suscriptor premium.

La opción “Versiones anteriores” aparece atenuada en PowerPoint.

En general, una buena colaboración en cualquier proyecto se reduce a la comunicación. PowerPoint facilita esto para los suscriptores normales y premium, aunque algunos métodos son más optimizados que otros.

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